企业门户和办公自动化系统：通过提供人员组织、工作协同、信息共享、流程管理转等管理功能，结合现代管理手段与方法，提高企业内人员之间沟通(Communication)、协作(Cooperation)和控制（Control）水平，实现提高工作效率、提升企业执行力的精细化管理目标，是企业内每个员工都要使用的信息共享、沟通平台。
【基本需求】
集团企业要求办公自动化系统能适应不断变化的办公需求，提供解决公文处理等偏向个体的自动办公功能，还要求能解决单位之间、部门之间、管理人员之间、信息交换与共享的需求。办公自动化系统首先要解决的就是提高信息的透明度，提高办公事物的处理效率和质量，将各级管理人员从繁琐的事务性工作中解放出来，用更多的精力去关注最重要的事情，从而提高企业的效率，增强企业的综合竞争能力。
主要功能需求有：企业信息门户、收文办理、会议通知、工作通知、发文办理、信息发布、电子邮件、费用报销、任务跟踪、工作流、企业文档知识库、系统管理、即时通讯等功能；此外，搭建企业IT基础架构的需求主要有：建立企业门户、实现单点登陆、统一目录服务、集中部署邮件服务器、集中部署文档服务器、采用流程管理技术优化管理流程、可灵活扩展的软件二次开发与集成平台。其他需求包括项目投资回报率高，效益和效果明显，要求符合企业IT战略规划，技术方案先进并且实用价值高等等。
【解决方案】
由于大型办公自动化项目建设的目标是能建立一个基础的信息平台，并依托这个平台逐步完善相应的应用系统，因此是一个规模庞大、结构复杂、信息量大的综合信息系统建设。以下是在系统建设过程中所需要遵循的一些原则：
1.分阶段逐步建设
项目建设是一项复杂的工程，因此可以分成多个阶段来逐步实现。在第一阶段需要确定系统建设的整体架构、技术选型，并在此基础上构建系统平台框架以及开发当前最迫切需要的业务系统，随着时间的推移及企业的发展，逐渐开发新的业务系统，并将业务系统集成到系统平台框架中去，从而最终实现一个可靠、可扩展、可互连的系统。
2.选择先进实用的技术
作为支撑日常重要工作的信息系统，除了必须满足当前的应用要求外，在整套系统的设计过程中，还必须强调先进性和实用性。当前的信息技术日新月异，如果在系统建设中只着眼与满足当前的需求，而忽视了对系统技术和体系的前瞻性，那么随着时间的推移，系统也许不能满足集团管理方面日益增长的需求，从而导致系统的整个生命周期缩短，增加了在信息化建设上的投资。
3.选择成熟稳定的软件
作为一套庞大而复杂的应用系统建设，如何降低系统的实施风险，避免出现建设失败是在系统分析阶段所必须关注的重要环节。而系统平台和使用技术是否成熟稳定，往往会直接影响到信息化建设的结果。
IT架构设计
微软公司提供构建「企业信息门户」的具有统一体系结构的一揽子解决方案，桌面与门户紧密集成，通过对服务和工具的整合使用户具有一致的使用体验，提高信息工作者的效率，提供集成平台和开发平台，提供可扩展、稳定、易管理的部署和维护 性能。Windows SharePoint Server（WSS）是一个企业门户基础平台，它提供了一个可访问、管理、共享相关信息、文件、程序和用户并且与之交互的中央舞台，这样，企业就可以利用强大的集成、协作和自定义功能来连接工作人员、团队和知识库。
微软SharePoint Server架构平台，后台集成Windows Server、SQL Server、Exchange Server等微软核心应用服务器，前台与Office\IE紧密集成，可以实现前台、中间件、后台的“无缝连接”，具有其他技术平台无可比拟的可伸缩性、可靠性、安全性、可管理性，以及相对较低的拥有成本。鉴于windows及Office在企业门户及办公系统中的垄断地位，基于微软WSS技术架构搭建企业信息门户和办公系统成为企事业单位的首选方案。
本方案建议采用面向服务的体系架构（SOA），以微软推出的WSS门户基础平台（包括WEB服务器、报表服务器、邮件服务器、数据库服务器等）为基础，集成强大稳定的E8.Net流程管理引擎，搭建企业IT基础架构。并利用E8.Net2005流程管理开发框架通过二次开发实现企业的具体应用需求。建设集中管理的组织架构和用户权限体系，实现企业应用的统一权限认证和单点登陆。部署文档服务器，建设集中统一的知识库管理系统。部署邮件服务器，建设集中的邮件系统，并与办公系统集成。部署工作流，建设为集团企业、分公司信息发布及办公服务的工作流，形成集团统一的协作平台。
软件功能设计
采用面向服务的体系架构（SOA），以成熟的Microsoft Windows Server 2003 基本软件架构平台（包括应用服务器、邮件服务器、数据库服务器等系统软件）为基础进行二次开发，包括企业信息门户、文档知识库、待办事项、工作通知、会议通知、公共信息、公文处理、合同审批、费用报销、任务跟踪、工作流、系统管理等基本功能。
- 建立一个友好的、多功能的、轻松的桌面办公环境。系统能够提供一个基础的办公平台，在此基础上，可以根据办公流程方便地构建一个事务处理系统。实现集团机关各部室之间、机关与分部之间办公事务处理电子化、一般性文件无纸化应用。
- 建立一套透明的办公信息处理机制，体现管理思路，实现办公流程透明化，下级单位可以监督上级部门的工作，加快机关的办事效率；实现任务跟踪可视化，上级部门可以实时检查下级单位的工作，提高企业的执行力；从而不断提升管理水平和提高管理效率。
- 建立一个企业内部信息共享和交互的平台，实现企业内部信息的共享和员工的协同工作。并逐步实现办公自动化系统与其他应用系统的对接，实现信息共享。
- 统一的门户系统除了完成日常办公涉及的各类文件的起草、流转、审批、分发、归档等功能，还可以将企业各业务系统的数据组织起来并导入系统，供各级领导和人员查阅，作为业务系统的延伸；同时作为企业内网必不可少的组成部分，发挥信息门户作用。
- 建立集中统一的文档中心和知识库。实现各类电子文档的集中保存和管控；知识材料经过提请、审核批准，日集月累形成企业非常有价值的知识库。
- 建立集中统一的邮件服务系统，并集成到企业信息门户和OA应用中，实现邮件通知和邮件提醒。
- 支持无线网络（CDMA和GSM）、支持移动等手持设备；可集成短信平台，可以通过短信平台查阅关键信息和处理部分办公审批。
- 建立业务经营数据发布中心 ，各级人员可以根据各自权限，分别查阅和自己权限相符的各类业务数据报表 。
- 及时的办公提醒。系统提供多种方式查看是否有需要您及时办理的文件，如“待办事宜”栏内的信息、主界面上的新邮件数目提示；多种直接进入邮件系统的操作使您轻松掌握及时的办公信息。
- 即时通信。向使用者所在的用户群组内全部用户提供即时通信Messenger服务功能，使用者可以很方便地使用这一流行高效的即时沟通工具进行文字、音频、视频交流，完成双方或多方实时互动沟通。
- 建立一个易维护、易二次开发、易扩展的系统。通过提高系统的稳定性，尽可能地降低信息系统的维护工作量，通过流程、组织等的用户自定义，满足不断变化的用户需求，适应为办公自动化系统的后续深层应用开发和与其他应用系统整合的需要。
- 强大的流程管理定义体系和图形化流程跟踪。图形化的流程管理定义使用户可以直观、方便地定义复杂流程管理，包括流程管理启动者、结点信息、各结点关系、结点流向、结点操作、结点催办等；还可以为每个流程管理或每个流程环节设定工时。
- 系统提供完善的安全机制。系统加入了身份认证、数据加密、数字签名、权限控制等机制，用于维护系统的安全性。对于本系统和本系统所管理的所有信息和数据单元，系统都提供了良好的保护，避免了非法的存取和恶意的破坏。系统还提供了数据访问日志，清晰记录各文档的读取、修改情况。
- 可集成电子印章系统，实现文件电子签章，实现单据电子签名，实现严密的身份认证。签名电子印章系统由系统软件和KEY数字令牌构成，系统软件中使用的安全技术主要是数字签名技术, KEY数字令牌能实现密钥和证书存储以及数字签名等功能，并且能存放印章信息或签名信息。KEY通过USB接口和计算机连接。软件自动嵌入到Office里，主要用于完成在Word、Excel文档中的电子签章、文件完整性验证以及身份认证等功能。
【实施方法】
统筹规划、设定阶段目标、分步骤建设；
推广控制节奏、解决重点问题、持续改进。
(结束) |
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